Строительная компания "Mobi-G.S.M."

Способность выделить время на выполнение конкретных задач, завершить их и закончить рабочий день с качественным результатом может быть общим показателем вашей продуктивности. Аналогичным образом, если у вас нет методов организации, управления временем, отслеживания задач или определения приоритетов, это может повлиять на вашу эффективность и продуктивность. Внося простые коррективы в свой ежедневный рабочий процесс по одному разу, вы можете начать замечать изменения в своей продуктивности. В этой статье мы предлагаем 10 способов стать более продуктивным.

Как повысить производительность труда

Управление временем и организационные навыки обычно соотносятся с общей производительностью труда, и когда вы внедряете стратегии, поддерживающие вашу продуктивность, у вас может быть больше шансов на развитие и повышение производительности труда. Стратегии управления временем, такие как метод Помодоро, правило двух минут и блокирование времени — это лишь некоторые из стратегий, которые вы можете использовать для повышения своей продуктивности. Кроме того, вы можете применять организационные стратегии, такие как расстановка приоритетов в порядке важности и срочности ваших задач. Следующие 10 советов предлагают способы повышения производительности труда. Партнер в составлении этого списка — site Optimist.pw.

1. Сосредоточьтесь на одной задаче за раз

Хотя в конечном итоге вы можете успеть сделать все, когда жонглируете проектами или задачами, сосредоточение на одной задаче за раз может помочь вам быть более продуктивным. Когда мы концентрируемся на нескольких видах деятельности одновременно, мы склонны использовать больше времени только для перехода от одной задачи к другой. Это может привести к тому, что некоторые из незавершенных задач будут выполнены с более низким качеством, чем если бы каждая из них была сосредоточена только на одной.

Кроме того, концентрация на одной задаче до ее полного завершения может помочь вам повысить производительность, потому что, когда вы концентрируетесь на одном проекте за раз, вы сразу ставите перед собой одну цель, а не множество. Это, скорее всего, мотивирует вас завершить одно задание, прежде чем переходить к следующему. Если вы приверженец многозадачности, но видите, что начинаете больше дел, чем можете закончить, подумайте о том, чтобы расставить приоритеты в порядке важности, чтобы вы могли начать с самых сложных заданий и закончить день более легкими и менее трудоемкими задачами.

2. Регулярно делайте перерывы

Может быть заманчиво избегать перерывов, но когда вы не даете себе передышки на несколько минут, это может повредить вашей общей продуктивности, поскольку приведет к усталости или выгоранию. В этом случае у вас может не хватить энергии и мотивации для дальнейшего прогресса. Подумайте о том, чтобы запланировать несколько коротких перерывов в течение рабочего дня. Большинство рабочих мест имеют обязательное расписание с выделенным временем для перерывов, поэтому сотрудники могут сделать хотя бы 5-10-минутный перерыв после каждых нескольких часов активной работы. Эти короткие перерывы позволят вам восстановить силы, очистить разум и подготовиться к выполнению следующей задачи.

3. Сосредоточьтесь сначала на самых важных задачах

Сосредоточение внимания на самых крупных и трудоемких задачах перед выполнением других заданий может помочь вам оставаться более сосредоточенным, чем работа над более мелкими и короткими задачами. Подумайте о том, чтобы спланировать свой список заданий в соответствии с этими задачами, где вы можете выделить время утром, когда вы только пришли на работу, или в то время дня, когда вы наиболее бодры и энергичны.

4. Ставьте небольшие цели

Вместо того чтобы ставить перед собой крупные цели, для достижения которых потребуется несколько выходов и больше времени, подумайте о планировании небольших задач в течение дня. Такие вещи, как заполнение необходимых бумаг, ответ на четыре электронных письма клиентов или сбор всех ресурсов, которые понадобятся вашей команде для завершения будущего проекта — это небольшие ежедневные цели, которые вы можете поставить и достичь в течение восьми часов рабочего времени. Аналогичным образом, вы можете использовать эти короткие задачи в качестве вех для оценки вашего прогресса в достижении более крупной цели.

5. Используйте правило двух минут

Правило двух минут подразумевает выполнение задач, на которые отводится две минуты или меньше, а также выделение двух минут для начала выполнения мелких задач, которые вы, возможно, откладывали. Если в течение этих коротких промежутков времени есть задача, которую можно выполнить за две минуты или меньше, или задача, которую можно организовать, чтобы приступить к ее выполнению, то именно в это время вы должны это сделать. Например, может потребоваться всего две минуты, чтобы записать уже выполненные задачи, ответить на быстрое сообщение электронной почты, записать свои следующие цели или распечатать план предстоящего проектного задания, но две минуты, потраченные на выполнение этих небольших задач, часто могут превратиться в завершенный список дел в конце дня.

Кроме того, мелкие задачи по-прежнему являются важной частью общей производительности труда, поэтому соблюдение правила двух минут позволит вам сосредоточиться на этих мелких задачах в перерывах между работой над более крупными и сложными задачами. Рассмотрите эти две минуты между перерывом и началом работы над следующим проектом или две минуты, необходимые для подготовки к обеду, и используйте это время для того, чтобы записать, над чем вам нужно работать дальше, ваши ежедневные цели на следующий день или ответить на голосовое сообщение, которое ждет вас с тех пор, как вы пришли на работу.

6. Временные блоки в расписании

Использование временных блоков в вашем расписании также может помочь вам повысить производительность. При использовании этой стратегии вы устанавливаете временные рамки для каждой из задач, над которыми вы работаете. Рассмотрите варианты 90-минутных или 60-минутных временных блоков. Вы можете сделать распечатку своего расписания и выделить временные рамки, на которые вы хотите выделить временные блоки. Так, если вы выделяете 90 минут на работу над проектом, отметьте это в распечатанном расписании. После того как этот временной блок закончится, выделите аналогичным образом другой участок своего расписания.

Цель блокирования времени — создать визуальный график, который поможет вам отслеживать временные периоды задач, над которыми вы работаете. Кроме того, это способ посвятить себя работе только над конкретной задачей в течение каждого блока времени, что позволит вам с большей вероятностью завершить ее в запланированные сроки. В дополнение к планированию рабочего времени вы также можете включить время перерывов между каждым блоком задач, чтобы вы могли восстановить силы при завершении и начале новых проектов.

7. Сделайте совещания более продуктивными

Если в течение дня у вас запланированы встречи, подумайте о том, как сделать их более продуктивными, способствующими общему рабочему прогрессу. Рассмотрите возможность проведения совещаний стоя, когда вы и ваши коллеги встаете на совещание. Это поможет повысить бдительность и сосредоточенность при обсуждении важных тем во время совещания.

Вы также можете использовать учет времени, чтобы фиксировать время, затраченное на участие в совещании и его завершение. Например, запишите наиболее важные выводы или темы, которые необходимо обсудить, и выделите определенное время для каждой темы. Затем вместе с командой обсудите только то, что включено в список тем, ограничив обсуждение тем отведенным временем.

Аналогичным образом, если вы можете принять участие в собрании по телефону или через веб-платформу, вы можете увеличить шансы на то, что собрание не отнимет много времени от ваших личных задач.

8. Делегируйте задачи

Рассмотрите возможность использования методов делегирования для разделения задач между членами вашей команды. Например, если в вашем списке дел есть множество задач, подумайте о том, чтобы поручить некоторые из них другим, если они могут быть выполнены без вашего участия.

Делегирование задач может также позволить вам работать над другими заданиями, которые могут быть поручены только вам, в то время как остальные члены команды могут посвятить свое время задачам, которые в противном случае отняли бы время или ресурсы у других более важных проектов. Например, если у вас есть электронная почта, на которую нужно ответить, но кто-то из коллег может уделить такое же внимание деталям в своих ответах, как и вы, подумайте о том, чтобы поручить ему эту задачу, пока вы работаете над важными заданиями, которые никто другой не может (или не имеет права) выполнить.

9. Используйте стратегию

Повышение продуктивности на работе может сильно зависеть от управления временем, и метод — это стратегия, которую вы можете найти полезной для более эффективного управления своим временем. Подобно планированию перерывов, метод Pomodoro предполагает использование таймера, когда вы посвящаете задаче 20 минут (хотя можно увеличить это время до 30 минут), работаете над ней, пока не сработает таймер, а затем делаете пятиминутный перерыв. Эта стратегия может быть эффективной, поскольку она дает больше времени для непрерывной, сосредоточенной работы, а затем позволяет отойти от задачи на несколько минут, прежде чем вернуться к ее выполнению.

10. Ограничьте прерывания

Прерывания могут отвлекать нас от работы в течение дня. Даже если вам нравятся ваши отношения с коллегами, потеря времени из-за разговоров, неформальных и быстрых встреч или обсуждения тем может помешать вашему рабочему процессу и снизить общую производительность. Рассмотрите возможность использования некоторых стратегий, чтобы ограничить количество прерываний в течение дня.

Вы можете работать с закрытой дверью в офисе в течение некоторой части дня, или, если вы работаете в открытом офисе, вы можете использовать наушники с шумоподавлением, чтобы ограничить звуки офисных разговоров и взаимодействий. Наушники также могут быть вежливым, но тихим способом дать понять коллегам, что вам необходимо сосредоточиться на проектах, над которыми вы работаете.

При внедрении стратегий, которые помогут вам повысить производительность труда, важно быть настолько последовательным, насколько это возможно. Позволяйте себе учиться и развивать свои навыки, и вы можете быть уверены, что ваша производительность также будет повышаться.